La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino( criterio, sabiduría), y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.
En algunos casos, bastará con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros, será imperioso el apremio enérgico.
Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto, es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.
Aviso de vencimiento
Se caracteriza por la sutileza del texto.
Prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.
Normalmente, se confecciona en formularios.
a) Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar.
b) Señalar la institución bancario o comercial con su dirección.
Modelo de la carta:
Invocatoria de Cobranza
Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y ésta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.
Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instalar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.
Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.
Esquema:
a) Denota sorpresa por la deuda impaga.
b) Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.
c) Solicitad cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.
Modelo de la carta:
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Cobranza Enérgica
Esta comunicación cierra el siclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.
Esquema:
a) Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
b) Dejar constancia de la descortesía en NO dar respuesta a las cartas de cobro.
c) Dar un corto plazo de cancelación.
d) Amenazar con envío a cobranza judicial.
Modelo de la carta:
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Carta de Demanda
Esta comunicación se extiende cuando están agotados las probabilidades de cobro por vías normales. Es evidente que el envío o cobranza judicial de una deuda, requiere entablar una demanda al cliente, que significa el termino de las relaciones comerciales.
Esquema:
a) Referencia a las cartas de cobranza anteriores.
b) Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.
c) Comunicar el envío de los antecedentes al departamento juridico de la empresa para efectuar la cobranza judicial.
Modelo de la carta:
Modelo de la carta:
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